Úřední právní dokument, například dopis o vzdání se práva, nemůže být napsán bez zvláštních znalostí v oblasti jurisprudence a standardizace. Je poměrně obtížné napsat dopis o výjimce, pokud neznáte základní pravidla obchodní etiky a kancelářské práce. Pokud to potřebujete napsat, měli byste věnovat pozornost důvodům odmítnutí a jejich prezentaci. Důvody odmítnutí tedy musí odpovídat realitě a skutečnému stavu věcí. Zvláštní pozornost je věnována argumentaci v dopise. Zpravidla by to mělo být zdola nahoru - argumenty by měly být prezentovány od méně výkonných po výkonnější.
Je to nutné
Formulář dopisu, seznam argumentů, kompetentní konstrukce dopisu, držení evidence
Instrukce
Krok 1
Volba strategie pro psaní odmítavého dopisu je první. Na tom bude do značné míry záviset celý styl psaní. Neměl by představovat extrémní možnosti - omluvné nebo agresivní. Obě tyto možnosti ztrácejí. Vytvářejí neochotu pokračovat v komunikaci kvůli nekompetentnosti odesílatele.
Krok 2
Dopis byste neměli začínat omluvou ani seznamem důvodů pro odmítnutí. Jedním ze způsobů, jak začít, je vyjmenovat důvody nebo předpisy, kterých se vzdáváte.
Krok 3
Argumenty je třeba pečlivě zvážit. Na tom závisí nejen složení informační části. Všechny argumenty musí být skutečné. Je lepší opakovat totéž dvakrát různými slovy. Nepoužívejte hodnotící slovník. Bude to vypadat zaujatě.
Krok 4
Za zmínku stojí citace a výňatky z oficiálních dokumentů. Tím získáte stav platnosti a omezení odmítavého dopisu.
Krok 5
Všechny výše uvedené skutečnosti musí být potvrzeny. Je-li třeba říci něco nestranného, stojí za to se uchýlit k zahalení nebo nějaké záměně pojmů. Jakákoli forma by měla být ověřena podpisem ředitele podniku a oddělení.
