Obchodní korespondence vyžaduje jemnost, zejména pokud jde o dopisy dodavateli, protože důvodem odvolání může být nesplnění povinností nejen na jeho straně, ale také na straně vaší organizace.
Instrukce
Krok 1
Pokud kontaktujete dodavatele poprvé se záměrem objednat zboží u něj, použijte standardní formulář žádosti o přepravu organizace. Pokud toto prohlášení není zveřejněno elektronicky na webových stránkách organizace, napište dopis volným způsobem.
Krok 2
V případě objednávky více druhů produktů v různých množstvích proveďte objednávku ve formě tabulky s uvedením názvu, předmětu, barvy produktu, je-li to nutné. Zapište si povinnosti zaplatit za objednané zboží, poskytněte dodavateli údaje o vaší organizaci, na základě těchto údajů dodavatel vyhotoví smlouvu. Na konci dopisu vyjádřete naději v další vzájemně prospěšnou spolupráci.
Krok 3
Pokud se váš dopis dodavateli týká jeho nesprávného plnění jeho smluvních povinností, opožděného dodání zboží nebo zboží špatné kvality, jakosti nebo druhu, použijte věty „Informujeme vás tímto dopisem …“, „Informujeme vás… “. Jasně uveďte důvod, proč nemůžete zásilku přijmout. Viz smlouva nebo žádost o smlouvu, která uvádí, kolik jednotek a jaký druh zboží vám měl dodavatel poslat. V takovém případě bude pro dodavatele snazší napravit jeho chybu.
Krok 4
Pokud se váš dopis týká nemožnosti zaplatit za zboží ve lhůtě stanovené smlouvou, informujte o tom dodavatele v nejšetrnější, ale zároveň oficiální formě. Použijte fráze „Omlouváme se za zpoždění platby …“, „Vzhledem k současné situaci nemůžeme zaplatit účty před …“.
Krok 5
Řekněte protistraně přesně, kdy máte v úmyslu splatit dluh vůči ní, a že vaše organizace bude zaručeně splněna. Na konci dopisu vyjádřete naději, že tato epizoda nebude mít vliv na vaše dlouhodobé partnerství.
