Obchodní korespondence je nedílnou součástí pracovního toku. Je nutné skládat zprávy tak, aby se v případě zveřejnění nemuseli červenat za volnou slabiku a chyby. Dopis obchodním partnerům by měl obsahovat pozdrav, být napsán k věci a končit podrobným podpisem.
Instrukce
Krok 1
Pokud nevíte, kdy si příjemce dopis přečte, napište na pozdrav „Dobrý den“nebo „Dobrý den“.
Krok 2
Vyberte standardní písmo a černá písmena. Vícebarevná slova nejsou snadno čitelná, odvádějí pozornost a neumožňují uchopit podstatu textu. Pokud chcete zvýraznit frázi, napište: „Upozorňuji vás, že …“
Krok 3
Uveďte osobu jménem a nadřízeného jménem a příjmením. Před kontaktováním napište „Vážení …“Obchodní korespondenci můžete dostat na stůl řediteli, je proto lepší se vyhnout maličkým a hovorovým výrazům.
Krok 4
Když oslovujete svého partnera, napište slova „vy“, „vy“, „váš“velkými písmeny. Pokud je dopis adresován více lidem, použijte malá písmena.
Krok 5
Následující text by měl být napsán správně, v jednoduchých větách, bez použití slov, která partnerovi nemusí být známa. Pokud text obsahuje technické výrazy nebo cizí výrazy, nezapomeňte je dešifrovat.
Krok 6
Začněte dopisem prohlášením o podstatě problému a poté položte zajímavé otázky.
Krok 7
Zkuste se zmestit na 1/3 listu A4 ve formátu 12. Objemné zprávy jsou obtížně vnímatelné, nejsou čteny do konce nebo jsou přeskakovány celé věty. Pokud potřebujete hodně komunikovat, rozdělte informace na několik písmen nebo připojte soubor s podrobným popisem. Pokud jsou informace pro příjemce důležité, určitě přílohu otevře.
Krok 8
Na konec obchodního dopisu napište „S pozdravem, jméno a příjmení.“Pokud je korespondence e-mailem, napište podpis, který bude doprovázet všechny zprávy. Uveďte následující informace: - příjmení, jméno, je-li to nutné - příjmení; - pozice; - název organizace; - adresa; - telefonní číslo - práce a mobil; - další informace - slogan, přání atd., Pokud jsou poskytnuty firemním stylem.
