Tok dokumentů v účetnictví je příprava nebo příjem primárních účetních dokumentů, jejich řádný pohyb po divizích, přijetí pro účetnictví, povinné zpracování a následný přenos do archivu. V organizacích je pohyb dokumentů určen plánem toku dokumentů.
U všech primárních dokumentů v účetnictví existuje několik fází pracovního postupu. Prvním a hlavním je příprava účetního dokumentu okamžitě v době obchodní transakce nebo bezprostředně po jejím dokončení. Zaznamenávání provozu hospodářské činnosti se provádí v souladu se stanovenými požadavky. Všichni úředníci, kteří vytvořili a podepsali primární dokumenty, jsou odpovědní za přesnost informací obsažených v těchto dokumentech.
Druhou fází je přenos vyplněných primárních účetních dokladů na účetní oddělení. Účetní je povinen zkontrolovat jejich obsah, úplnost a správnost vypracování a poté provést aritmetickou kontrolu. Dále jsou zpracovávány primární účetní doklady. Přirozené ukazatele se zároveň převádějí na měnová opatření. Tento proces se nazývá zdanění nebo tvorba cen.
Poté jsou dokumenty vybírány podle jejich ekonomického obsahu (například mezd, příjmů a výdajů hotových výrobků atd.) A přiřazení účtu. V této fázi označují korespondenci účetních účtů pro tuto obchodní transakci. Dále se do účetního registru zapisuje primární účetní doklad a v něm obsažené informace o obchodní transakci. Poté musí být dokumenty odeslány do archivu k uložení.
Je odpovědností hlavního účetního vypracovat plány a schémata pracovních toků na základě specifik ekonomických činností organizace. Časový plán musí být schválen vedoucím organizace. Pro takový dokument neexistuje jednotná forma. Existují však hlavní body, které je třeba vzít v úvahu při jeho sestavování: plán pracovního postupu by měl odrážet optimální počet oddělení pro předávání každého primárního dokumentu a určovat minimum jeho přítomnosti v každém oddělení.
Tento místní regulační akt je vypracován ve formě diagramu nebo seznamu primárních účetních dokumentů, které musí být předloženy divizemi. Je nutné označit umělce; reflektovat, jaké dokumenty by si měly divize vyměňovat a v jakém časovém rámci. Efektivně organizovaný pracovní postup zajišťuje včasné provedení finančních výkazů.
Zaměstnanci organizace jsou povinni dodržovat stanovené lhůty pro tok dokumentů. Dodržování harmonogramu sleduje hlavní účetní.
