Pracovníci často mají situace, kdy je nutné být na pracovišti nepřítomní několik hodin nebo dní. To je obvykle způsobeno nepředvídanými rodinnými okolnostmi. V tomto případě právní předpisy umožňují registraci neplaceného volna, které lidé často nazývají správní volno. Registrace takové dovolené není o nic méně důležitá než placená dovolená, protože na ní závisí správnost výpočtu mezd a plnění výrobních úkolů zaměstnancem. Níže je uveden podrobný návod, jak si na vlastní náklady zařídit dovolenou se zadáním údajů do časového rozvrhu.
Právní důvody pro získání dovolené bez placení
Neplacené volno je všem zaměstnancům zaručeno zákonem (článek 182 zákoníku práce). Délka dovolené je stanovena dohodou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Ve zvláštních případech je doba nuceného odpočinku stanovena normami kódu:
- v souvislosti se smrtí blízkého příbuzného, svatbou nebo narozením dítěte - až 5 kalendářních dnů;
- pracující lidé se zdravotním postižením - až 60 dní;
- Účastníci druhé světové války - až 35 dní;
- pracující důchodci - až 14 dní v roce;
- rodiče a manželky (manželé) vojenského personálu, zaměstnanci orgánů pro vnitřní záležitosti, federální hasičské sbory, celní orgány, zaměstnanci institucí a orgánů trestního systému, kteří zemřeli nebo zemřeli na následky úrazu, otřesu mozku nebo zmrzačení při výkonu povinnosti vojenské služby (služba) nebo z důvodu nemoci spojené s vojenskou službou (služba) - až 14 kalendářních dnů v roce.
Volno se vydává na základě písemné žádosti zaměstnance s povinnou značkou v časovém výkazu. Dny, na které se nevztahuje, nepodléhají náhradě a nejsou zahrnuty do výpočtu průměrného výdělku.
Pokyn k registraci dovolené bez mezd
Podrobné pokyny pro získání dovolené jsou popsány níže.
- Potřeba zaměstnance na neplacené volno.
- Diskuse s manažerem o možnosti odejít z práce ve správný čas.
- Vypracování prohlášení. Formulář může být schválen v rámci organizace nebo může být žádost napsána v jakékoli formě adresované vedoucímu organizace nebo autorizovanému specialistovi v jakékoli formě. Je vhodné uvést přesné období od prvního do posledního dne včetně. Víkendy a svátky se započítávají do neplaceného volna. Aby se předešlo nepřesnostem, je lepší předepsat pouze pracovní dny. V praxi není vždy nutné vysvětlovat důvody dovolené. Formulace „z rodinných důvodů“je přijatelná. O tom se v organizaci rozhoduje individuálně.
- Návštěva hlavy (je-li to nutné) a přenos k provedení. V závislosti na specifikách organizace to může být osobně ředitel, sekretariát, personální oddělení nebo účetní oddělení. Žádost o dovolenou je vypracována striktně před jejím zahájením. Minimální období den předem. Den za dnem je možné se souhlasem průvodce pouze z těch nejpřesvědčivějších důvodů.
- Odpovědný specialista zapíše do pracovní doby údaje o nepřítomnosti zaměstnance. Je vypracován analogicky s dovolenou za kalendářní rok v části pracovního programu „Dovolená“. V poli data dovolené je uvedeno období nepřítomnosti osoby a jako neplacené volno je vybrán „Typ dovolené“. Data se ukládají do systému.
- Na vysvědčení se objeví řádky, které označují dovolenou bez mezd za období uvedené v žádosti. Obvykle se používají následující označení: DO (dovolená bez placení se souhlasem zaměstnavatele) a OZ (dovolená bez placení, stanoveno zákonem). V praxi je označení „DO“obvykle dostačující, protože má formálnější povahu. Níže je uveden příklad vyplněného časového rozvrhu.
- Ručně psaný vysvědčení v případě potřeby obsahuje také údaje o nepřítomnosti osoby v souvislosti s dovolenou bez výživného. Je určen analogicky s elektronickou verzí.
- Vytiskne se objednávka na poskytnutí dovolené ve sjednoceném formuláři T-6. Formulář obsahuje data nepřítomnosti zaměstnance. V řádku „B“je napsáno „Dovolená bez výplaty“. Pracovní doba není uvedena, je důležitá pouze pro roční dovolenou.
- Objednávka je schválena vedoucím a odeslána zaměstnanci k podpisu.
- Na základě podepsané objednávky a údajů na vysvědčení se provede výpočet a mzdy se vypočítají s přihlédnutím ke skutečně odpracovaným hodinám.
Při dodržení stanoveného postupu budou dny nepřítomnosti zaměstnance považovány za legální a nebudou se považovat za absence. Je důležité zaměstnavatele neprodleně upozornit na úmysl odejít z práce a vypracovat potřebné dokumenty.
Ve výjimečných případech je možné vystavovat dokumenty „zpětně“, v takovém případě se nedostavení zaměstnance zaznamená na vysvědčení. Pokud v budoucnu nebude následovat registrace dovolené bez mezd, nastoluje se absence zaměstnance s následnými sankcemi až do jeho propuštění.
