Jakýkoli dokument založený na přijetí peněz vyžaduje vyplnění správného formuláře. Pokud organizace poskytla zaměstnanci prostředky na jakékoli potřeby, je nutné se za něj hlásit vyplněním předběžné zprávy.
Kdo by měl vyplnit předběžné prohlášení
Ředitel nemůže dát organizaci peníze žádnému zaměstnanci jen tak. Zpočátku by měl být stanoven seznam zaměstnanců, kteří mají nárok na získání zálohových fondů s následnou zprávou. K tomu je nutné vypracovat a vystavit zvláštní objednávku.
Pokud podřízený potřebuje prostředky k podnikání, musí řediteli poskytnout prohlášení ve volném formátu. Je bezpodmínečně nutné uvést požadovanou částku a účel, pro který jsou peníze požadovány. Pokud ředitel s prohlášením souhlasí, pak osobně podepíše prohlášení a uvede, kolik dovoluje a jak dlouho dovoluje brát prostředky.
Je důležité zdůraznit, že hotovost může být vydána pouze zaměstnanci, který již plně vykázal všechny dříve přijaté částky.
Zaměstnanec někdy může potřebovat plnou moc, která musí být vydána jménem organizace podle zavedeného vzoru č. M-2 nebo č. M-2a. Tyto formuláře byly schváleny již v roce 1997 vyhláškou Federální státní statistické služby Ruské federace.
Za vynaložené peníze, které byly vydány v účetním oddělení organizace, musí zaměstnanec podat zprávu. Existuje určitá lhůta, ve které musíte vyplnit a odeslat zprávu o výdajích. Jsou to 3 dny od konce období stanoveného vedoucím organizace na přihlášce.
Pokud byly zaměstnanci poskytnuty prostředky na cestovní potřeby, musí je zaúčtovat do 3 pracovních dnů po návratu ze služební cesty.
Jak je výdaj potvrzen pro výkaz výdajů
Pokud zaměstnanci zůstanou peníze, nebude je moci vrátit do pokladny jen tak. Nejprve musíte shromáždit všechny dokumenty, které potvrzují, že peníze byly vynaloženy přesně na potřeby, pro které byly poskytnuty. Mohou to být hotovost a tržby, jízdenky, potvrzení, akty a jiné formy přísného hlášení.
Po obdržení každého takového dokumentu je bezpodmínečně nutné zkontrolovat, zda je datum, částka a podrobnosti čitelné.
Zaměstnanec bude muset předložit všechny dokumenty účetnímu oddělení.
Co se stane, když je výkaz výdajů vyplněn nesprávně
Pokud zaměstnanec nesprávně vyplnil nebo neposkytl předběžnou zprávu do 3 dnů, bude orgán dozoru považovat přijaté prostředky za příjem, ze kterého bude nutné vypočítat pojistné a daň z příjmu fyzických osob. Pokud zaměstnanec později poskytne všechny potřebné dokumenty a zprávu, bude účetní muset provést přepočet.
Oprávněný zaměstnanec organizace může částku, jejíž zpráva nebyla předložena, zadržet z platu zaměstnance.
Základní pravidla pro vypracování zálohové zprávy
Podstatou poskytnutí výkazu výdajů jsou následující pravidla:
- Předběžná zpráva musí být doložena dokumenty potvrzujícími vynaložené částky.
- Doklady musí být předloženy nejpozději 3 pracovní dny po skončení pracovní cesty, ve lhůtě stanovené vedoucím nebo od okamžiku odchodu do práce po nemoci nebo dovolené.
- Zpráva je vypracována ve zvláštním formuláři č. AO-1. Je rovněž povoleno použít formu předběžné zprávy, kterou schvaluje vedoucí organizace.
- Za schválení výkazu výdajů by měl být odpovědný pouze manažer.
- Zálohovou zprávu vyplňuje zaměstnanec, který peníze utratil. Některé informace musí také zadat účetní.
V předběžné zprávě by měly být uvedeny následující údaje:
- Informace o společnosti, která zaměstnanci vydala peníze.
- Údaje o zaměstnanci, který obdržel finanční prostředky od organizace.
- Účel, pro který potřebujete poskytnout peníze zaměstnanci společnosti.
- Množství.
- Údaje o všech výdajích s potvrzením.
- Zůstatek finančních prostředků, pokud existuje.
Na konci jsou podpisy zaměstnanci a zaměstnanci účetního oddělení, kteří peníze vydali a zbytek obdrželi.
Na předběžný výpis není třeba dávat žádné známky. Důvodem je, že dokument je interní. A nejde nad rámec organizace. Kromě toho mají od roku 2016 všechny právnické osoby, a nejen jednotliví podnikatelé, veškerá práva, aby nepotvrzovali své dokumenty svými razítky a razítky.
Zpráva je vyplněna v jedné kopii. Je součástí primární dokumentace a neměli byste dělat chyby v jejím návrhu. Pokud z nějakého důvodu nebylo možné zabránit blotům nebo nesprávnému vyplnění, je lepší vzít nový formulář a vyplnit ho novým způsobem.
Jak vyplnit výkaz výdajů
Zdá se, že takový důležitý dokument pro vnitřní oběh by měl být velmi obtížně vyplnitelný. To je ale zásadně špatné. Po prvním vyplnění by nemělo dojít k žádným potížím, pokud jej budete muset znovu vyplnit.
Údaje musí zaměstnanec zadat v následujícím pořadí:
- Pomocí registračních údajů organizace se zadává kód OKPO a celé jméno podniku.
- Ve sloupcích vedle nápisu „Předběžná zpráva“je nutné uvést číslo dokladu a datum jeho vyhotovení.
- Na pravé straně je bezpodmínečně nutné ponechat trochu volného prázdného prostoru. Bude to zapotřebí pro záznamy vedoucího organizace: částku slovy, datum schválení zprávy a podpis.
- Níže celý řádek obsahuje informace o zaměstnanci, který obdržel zálohové peníze. Je třeba uvést, ve které strukturální jednotce pracuje, jeho příjmení, jméno, příjmení a postavení. Rovněž je uvedeno personální číslo zaměstnance a důvod, proč byla záloha nutná.
Tím se uzavírá první část zprávy o výdajích. Formulář dále obsahuje dvě tabulky. Jeden z nich vyplňuje také zaměstnanec, který prostředky obdržel. Musíte zadat celkovou částku zálohy a měnu, ve které byla vystavena. Výše zůstatku nebo přečerpání by měla být uvedena níže.
Druhá tabulka je vyplněna v účetním oddělení autorizovaným odborníkem. Musí obsahovat údaje o účetních účtech, podúčtech a prostředcích, které jimi procházejí. Musí být uveden kód transakce a přesné částky.
Pod tabulkami je nutné uvést, kolik dokumentů je připojeno k sestavě a kolik stránek tyto dokumenty obsahují.
Po vyplnění všech sloupců musí dokumenty zkontrolovat hlavní účetní. Podle výsledku k tomu musí uvést vykazovanou částku ve zvláštním řádku.
Níže musí být účetní a hlavní účetní podepsáni svým přepisem. Pracovníkovi účetního oddělení by dále měla být uvedena výše zůstatku nebo přepočtu a číslo hotovostního příkazu, kterým tato částka prošla. Pokladník, který obdržel zůstatek nebo vydal částku shodnou s přečerpáním, musí také podepsat předběžný výpis.
Další část finanční zprávy je obchodovatelná. Musí obsahovat všechny potřebné informace o dokumentech, které potvrzují skutečnost, že prostředky byly vynaloženy na požadované potřeby. V této části musíte zadat následující údaje:
- Podrobnosti o každé organizaci, která dokument vydala.
- Datum vydání.
- Název.
- Přesná částka utracených peněz.
- Číslo počtu, o který byla zaúčtována částka uvedená v dokumentu.
Zaměstnanec musí podepsat svůj podpis pod tabulkou ve zvláštním řádku. Potvrdí tedy správnost zadaných informací.
Poslední částí výkazu výdajů je část cut-off. Má potvrzení od účetního, které vyplní poté, co obdrží dokumenty od zaměstnance potvrzující vynaložené peníze. Na odtrhávací části je nutné uvést:
- Informace o zaměstnanci (celé jméno).
- Číslo zprávy a datum vydání.
- Slovní částka, která byla vydána zaměstnanci.
- Počet dokladů prokazujících náklady.
Poté účetní uvede datum a podpis. Odnímatelná část musí být předána zaměstnanci jako doklad o přijatých údajích.
