Mezi obchodními událostmi společnosti je speciální akcí prezentace. Jedná se o obchodní reklamní dovolenou, jejíž podstatou je prezentace organizace a podstatných skutečností jejího života: „narození“, pozitivní změny, tvorba nových produktů (služeb). Délka prezentace může být různá: jedna událost potřebuje 10–15 minut, druhá dvě nebo tři hodiny a třetí „trvá“pracovní týden. Bez ohledu na délku prezentace je klíčem k jejímu úspěchu důkladná příprava ceremonie.
Instrukce
Krok 1
Jasně definujte cíle a priority prezentace: například vytváření image, přilákání nových zákazníků, nových partnerů (investoři, dodavatelé, spotřebitelé), informování o novinkách, navazování vztahů s veřejností, úřady atd. Hlavní věcí je přilákat pozornost cílového publika, zaujmout jej, správně ukázat vyhlídky.
Krok 2
Určete hlavní myšlenku (myšlenku, koncept) prezentace. Určete místo, datum a čas události. Po obědě je lepší provádět prezentace (v délce 1, 5-2 hodin). Koktejl nebo bufet - na konci (trvající 1-2 hodiny). Připravte si pozvánky předem. Neměli by být neosobní - odkazují na konkrétní jednotlivce. Ve zprávách uveďte místo, čas, prezentační program, seznam účastníků, orientační body (adresu) a dopravní trasy.
Krok 3
Připravte kvalitní a pokud možno různé tištěné reklamní materiály: tiskové zprávy, letáky, brožury, brožury, katalogy. Tematické stánky, tablety o společnosti (například o ročním obratu, geografii prodeje, pokročilém školení zaměstnanců, partnerů, publikacích o společnosti v tisku) jsou vhodné a žádoucí na prezentaci. Ukázky produktů, monitory s videi umístěnými v hale oživí událost.
Krok 4
Vytvořte skript pro dovolenou. Událost obvykle zahajuje a pořádá úředník společnosti. Může to být šéf PR nebo marketingu. Schopnost mluvit, vlastnit publikum je pro takového člověka nutností.
Vypracovat scénář podle optimálního schématu pro společnost. Může zahrnovat:
- setkání účastníků;
- představení vedení společnosti hostům a (nebo) zajímavé osoby-hosty všem přítomným;
- promítání krátkého (až 12 minut) videofilmu o organizaci s příběhy souvisejícími se zprávami, účelem a myšlenkou prezentace;
- krátké zprávy (do 5 minut) od zástupců společnosti (ne více než pět lidí) o problémech, které by mohly být pro účastníky zajímavé - s ukázkou produktů, prezentací služeb (v akci, v rozložení, diapozitivy, multimediální displej);
- odpovědi zástupců společnosti hostesek na otázky hostů;
- projevy hostů: komentáře, gratulace, přání;
- předávání suvenýrů, značkových reklamních materiálů hostům;
- vedení neformální části prezentace - raut (bufetový stůl) se zábavním programem (dle uvážení).
Krok 5
Zamyslete se nad všemi složkami „finálního akordu“. Nejvhodnější pro kontakty je „stálý“bufet, kdy se pozvaní mohou volně pohybovat a komunikovat mezi sebou. Prezentační program zpravidla končí přípitkem čestného hosta. Za všechny přítomné vyjadřuje organizátorům vděčnost s přáním úspěchu a prosperity jejich instituci.
