Obchodní dopisy je třeba odlišovat od osobní korespondence. K jejich psaní je třeba přistupovat zvlášť opatrně. Předmět těchto dopisů zůstává v současné době relevantní. Jsou vzájemně směrováni partnery, zaměstnavateli zaměstnancům a naopak. Existuje řada pravidel, od kterých by se při psaní obchodních dopisů nemělo odchýlit.
Je to nutné
- - dokumenty podniku;
- - údaje o adresátovi;
- - účel psaní dopisu.
Instrukce
Krok 1
V pravém horním rohu obchodního dopisu byste zpravidla měli napsat příjmení, jméno, příjmení a pozici osoby, které je adresován. Pokud existuje korespondence mezi různými společnostmi, je nutné uvést právní adresu společnosti, kam bude dopis zaslán.
Krok 2
Uprostřed listu napište odvolání adresátovi. Nezapomeňte s úctou oslovit osobu (osoby), kterým chcete sdělit jakékoli informace. Podle pravidel nejsou v tomto řádku povoleny žádné zkratky, takže je třeba s nimi počítat.
Krok 3
Obsah obchodního dopisu by měl začínat úvodem, událostmi, které vedly ke vzniku určité situace. Dále byste měli uvést hlavní účel dopisu, podle kterého je sestaven. Může to být například pozvánka na výstavu, gratulace k významnému datu, soustrast, komerční nebo jiný druh nabídky, žádost o informace, odpověď na podobný dopis, žádost o něco, žádost o jakoukoli otázky a mnoho dalších cílů, které vás vedly k napsání obchodního dopisu.
Krok 4
Po popisu cíle shrňte výsledky, které byste chtěli obdržet zasláním obchodního dopisu adresátovi. Pokud například vyzvete svého partnera, aby se seznámil s výskytem nových produktů, může být výsledek napsán takto: „Doufám (doufám), že oceníte kvalitu nových produktů.“
Krok 5
K dopisu je nutné přiložit dokumenty, pokud jsou v textu obchodního dopisu uvedeny. Pokud jste přišli s návrhem nového produktu, poskytněte adresátovi ceník a prezentaci zboží.
Krok 6
Zpravidla je nutné obchodní dopis zakončit slovy: „S pozdravem“, poté označit pozici osoby, jejímž jménem je napsána, její příjmení, iniciály. Obecně se přijímá, že je třeba uvést kontaktní telefonní číslo, adresu sídla společnosti a e-mailovou adresu.
