Obchodní dopis je hlavním prvkem obchodní korespondence. Pozitivní obraz společnosti závisí na gramotnosti vypracovaného dokumentu. Obchodní dopisy píšou tajemníci a pomocní vedoucí pracovníci společnosti.
Skládání obchodního dopisu
Psaní obchodního dopisu má nutně cíl: nabídnout spolupráci, zvýšit prodej organizaci, urychlit proces platby za zboží, reklamovat, děkovat za něco, uzavřít dohodu, blahopřát. Dopis by měl být sestaven se zvláštním účelem a měl by být v něm co nejvíce vyjádřen. Nezapomeňte zjistit podrobnosti o společnosti, kam hodláte dopis poslat. Musíte vědět maximum o potenciálním partnerovi.
Společnosti často rozesílají velké množství dopisů nabízejících zboží nebo služby, zároveň však existuje minimum informací o adresátech. To je hlavní chyba všech začínajících podnikatelů. Koneckonců, pro příjemce dopisu je vždy příjemnější vědět, že jsou oslovováni osobně. Například oslovení osoby jménem je základem úspěšného prodejního dopisu. A i když neznáte jméno adresáta, v žádném případě nemůžete při odkazování na něj napsat pozici osoby ve zkrácené verzi.
Obchodní dopis design
V ideálním případě má každá společnost svou vlastní značku. Právě na něm je sepsán obchodní dopis. Hlavičkový papír vždy obsahuje název organizace, skutečné a legální umístění, kontakty, webové stránky, e-mailovou adresu, logo a další informace o organizaci. Okraje obchodních dopisů: dole, nahoře, vpravo a vlevo mají standardní velikosti. Levý okraj je 3 cm, protože všechny dokumenty se odesílají do podání. Pravý okraj - 1,5 cm. Horní a spodní odsazení: 1 cm.
Každý obchodní dopis začíná krátkým a chytlavým nadpisem uprostřed. Název jistě odhalí obsah textu. Záhlaví obchodního dopisu obsahuje: název společnosti příjemce s celým jménem a také pozici osoby příjemce (v pravém horním rohu). V levém horním rohu pod záhlavím je místo pro označení čísla registračního (odchozího) dopisu a data. Pokud je obchodní dopis napsán jako dopis s odpovědí, měli byste uvést, na který dokument tento dopis odpovídá. Nadpis obchodního dopisu je uveden za datem a číslem dokumentu. Podpis odesílatele je uveden na konci dopisu. Rovněž musí být napsáno celé jméno a pozice.
Pokud dopis obsahuje nějaké finanční údaje o společnosti, musí být ve spodní části také podpis hlavního účetního. Pořadí podpisů je následující: zaprvé podpis generálního ředitele a pod ním hlavní účetní. Na konci dopisu je také k podpisu připevněna úřední pečeť organizace. Times New Roman 12. velikost a jednoduché mezery jsou standardem pro formální obchodní korespondenci. Je obvyklé zasílat obchodní dopis, což je seriózní návrh, poštou, nikoli faxem nebo e-mailem. Kurýr osobně doručí dopis vedoucímu nebo sekretářce. Takový dopis musí být doručen ve velké firemní obálce, která je vytištěna typografickým způsobem. To vše slouží k vytvoření příznivého obrazu společnosti.
