Aby byla faktura zaplacena v krátké době, je nutné ji zaslat protistraně. Toho lze dosáhnout pomocí moderních komunikačních prostředků, poštou nebo kurýrní dodávkou.
Instrukce
Krok 1
Vytiskněte si fakturu, vložte podpisy oprávněných osob (generální ředitel, hlavní účetní), potvrďte pečetí vaší organizace.
Krok 2
Odfaxujte dokument. Chcete-li to provést, zavolejte fakturační organizaci a požádejte ji o přepnutí na příslušné zařízení. Po pípnutí stiskněte tlačítko Odeslat. Platbu lze provést na základě kopie faktury, ale poté je nutné poskytnout protistraně originál. Tato metoda je nejlepší, pokud potřebujete poslat fakturu do jiné oblasti a neznáte e-mailovou adresu organizace.
Krok 3
Naskenujte původní fakturu a uložte soubor. Napište e-mail zaměstnanci organizace, která za to musí zaplatit, připojte naskenovanou fakturu. Jen v případě, v předmětu nebo v samotném textu, označte, že je soubor připojen. Pokud to technické vybavení vaší kanceláře umožňuje, můžete do těla dokumentu vložit elektronické podpisy a pečeti. V takovém případě nemusíte dokument tisknout a potom jej skenovat.
Krok 4
Využijte kurýrní službu. Můžete kontaktovat příslušné oddělení vaší organizace nebo specializované firmy. Dejte kurýrovi originální dokument, co nejpřesněji uveďte skutečnou adresu organizace, kam by měla být faktura doručena. Pokud neznáte jméno a příjmení osoby, která platí účty, dejte pokyn předat balíček účetnímu.
Krok 5
Zašlete dopis ruskou poštou. Pokud se potřebujete ujistit, že dopis byl doručen adresátovi, vyberte poštovní zásilku s doručenkou. Pokud chcete zaslat originál faktury již přijatý faxem nebo e-mailem, zašlete jej běžným dopisem v obálce s dostatečným počtem razítek.
