Podniková dokumentace musí být udržována v pořádku. Aby bylo možné snadno najít potřebnou smlouvu na dodávku zboží mimo jiné obchodní papíry, stojí za to pro ně vytvořit samostatnou polici nebo složku. Ale nejen. Rovněž je třeba zefektivnit samotné smlouvy.
Instrukce
Krok 1
Shromážděte všechny smlouvy, které chcete uklidit, a vyhodnoťte je. Věnujte pozornost tomu, jak často jsou uzavřeni a s jakými partnery. To vám pomůže vybrat způsob klasifikace dokumentů.
Krok 2
Pokud je partnerů více, je vhodnější způsob objednávání smluv do data jejich uzavření. V případě, že po dlouhou dobu budou smlouvy uzavřeny se stejnými firmami, mohou být protistranami seskupeny do samostatné kategorie (složky). A v některých případech stačí jen uspořádat smlouvy v abecedním pořadí podle názvů partnerských firem.
Krok 3
Ať už zvolíte jakoukoli metodu, mějte na paměti, že použití objemných složek je velmi nepohodlné. Zkontrolujte smlouvy a odeberte ty, jejichž platnost vypršela z obecného zásobníku. Vytvořte pro ně samostatnou složku. K těmto smlouvám se nejčastěji přistupuje pouze čas od času, nejsou vyžadovány v každodenní práci.
Krok 4
Při sjednávání smluv v chronologickém pořadí dodržujte obecné zásady vedení a uchovávání záznamů. V těch složkách, které se často používají, jsou nedávno uzavřené smlouvy umístěny nahoře. Níže jsou dokumenty s dřívějším datem vytvoření. Při archivování do archivu by naopak měl být první a poslední uzavřená smlouva by měla být níže.
Krok 5
Pomocí značek, značek, záložek a dalšího papírenského zboží můžete vizuálně oddělit jednu kategorii od druhé. Zajistěte, aby tyto oddělovače byly ve složce jasně viditelné. To výrazně usnadní hledání požadovaných dokumentů.
Krok 6
Poté, co budou všechny smlouvy o dodání zboží vhodným způsobem uloženy do složky, nezapomeňte vypracovat rejstřík dokumentů. Umístěte jej na obálku nebo do složky nad všemi smlouvami. V registru nechejte prázdné řádky. Při investování nové smlouvy zadejte informace o ní do rejstříku.
