Mnoho společností bez ohledu na formu vlastnictví každoročně připravuje veřejné zprávy o výsledcích ročních činností. Tyto dokumenty slouží jako zdroj informací pro širokou veřejnost a zároveň jsou viditelným důkazem efektivity nebo neefektivity organizace.
Rozhodnutí schůze akcionářů o budoucím osudu společnosti, veřejném posouzení činnosti organizace atd. Může záviset na tom, jak dobře je výroční zpráva připravena. Jinými slovy, odborný nebo strukturální útvar, který výroční zprávu vypracuje. by si měli být vědomi, že nejen pověst závisí na kvalitě finálního dokumentu, ale také na dalším rozvoji podniku.
Příprava výroční zprávy často spočívá na analytickém oddělení nebo jiné strukturální jednotce, která provádí funkce shromažďování informací o činnosti celé společnosti za roční období.
V závislosti na typu činnosti organizace a povaze publika, pro které jsou dokumenty určeny, lze zprávu udržovat ve stylu interních dokumentů nebo veřejných informací pro širokou škálu čtenářů. U zpráv předkládaných zakládajícím zaměstnancům a akcionářům společnosti se používá styl interní dokumentace. V tomto případě je ve zprávě věnována větší pozornost finanční výkonnosti, ekonomické efektivnosti a výkonnosti při dosahování klíčových cílů uvedených v plánu.
U veřejné zprávy, která je zpravidla zveřejněna na oficiálním webu pro veřejné prohlížení, je vyžadován podrobnější popis činnosti organizace, jejích úkolů a poslání. Řada poskytovaných informací vyžaduje podrobné vysvětlení, pro které se připravuje samostatná část. Analytické služby se zpravidla zabývají vývojem veřejné zprávy v úzké spolupráci se specialisty na public relations, kteří mají možnost opravit informace v závislosti na jejich významu.
Bez ohledu na povahu cílového publika zprávy je každý závěrečný dokument jasně seskupen do sekcí. V první části jsou zpravidla uvedeny úkoly, které byly stanoveny před organizací, a výsledky jejich dosažení. Následuje finanční výsledky za rok a výsledky výroby.
Poslední částí jsou zpravidla sociální aktivity společnosti. Tyto informace jsou zpravidla obsaženy ve veřejné zprávě, která poskytuje výsledky sociálně orientované politiky společnosti. Jako materiály pro zahrnutí do zprávy se berou informace o oceňování zástupců organizace za vysoké zásluhy v oblasti sociální podpory, výsledky charitativních aktivit atd.
Je třeba si uvědomit, že při výběru informací, které se mají odrážet ve zprávě, je nutné zachovat objektivitu poskytovaných informací. Toto pravidlo je třeba dodržovat, i když výsledky činnosti společnosti v určitých ukazatelích nejsou zdaleka ideální nebo svědčí o nedostatečné výkonnosti. Když už o tom mluvíme, měla by zpráva odrážet možné důvody, které vedly k takovým výsledkům, a měla by upoutat pozornost publika na pevný záměr odstranit problém v budoucím období.
