Podmínky skladování u smluv uzavřených podnikem nejsou regulovány průmyslovými standardy a normami, takže často vyvstává otázka, jak zabránit jejich ztrátě a uspořádat správné skladování a účetnictví. Nejrozumnějším řešením této problematiky by bylo vydání korporačního aktu konkrétního podniku, který stanoví postup pro přípravu, uzavření a uložení těchto dokumentů.
Instrukce
Krok 1
Pokud vaše společnost hodně spolupracuje s organizacemi třetích stran a počet uzavřených smluv je značný, pak má smysl svěřit jejich skladování kanceláři nebo kancelářskému oddělení. To je docela výhodné, protože v kanceláři jsou registrovány všechny dokumenty podepsané vedoucím a zaslané dodavateli. Po registraci uzavřené smlouvy musí zaměstnanci úřadu pořídit požadovaný počet kopií a distribuovat je odpovědným exekutorům a uschovat originály dokumentů na speciálně určeném místě.
Krok 2
Pokud je vaše společnost malá a nemáte administrativní oddělení a odpovědného úředníka, pak důležité, ale zřídka využívané smlouvy, například o pronájmu nebo nákupu nemovitostí, má smysl zůstat v právním oddělení spolu s základní a právní dokumenty společnosti. Účetní oddělení, které na nich provádí výpočty, by mělo poskytnout kopie těchto smluv. Na stejném místě, v účetním oddělení, skladujte a uzavírejte smlouvy na dodávky, služby a výkon prací jako jeden z typů primární účetní dokumentace, která vyžaduje kontrolu vypořádání, platebních podmínek nebo stálých pravidelných plateb (účty, komunikace).
Krok 3
V každém případě musí mít všechny smlouvy svou vlastní interní registraci a každé z nich musí být přiděleno číslo, kterým bude zapsána do elektronického registru smluv. Tento protokol lze provádět v tabulkách aplikace Excel. Kromě elektronického deníku je nutné vést o vydání těchto dohod papírový rejstřík, který bude odrážet, kdy a komu ze zodpovědných exekutorů byl originál smlouvy předán. Tento deník musí obsahovat pole pro podpis odpovědného exekutora potvrzující skutečnost přijetí a doručení smlouvy o úschově.
Krok 4
Popsat postup pro práci se smlouvami v Řádech pro postup přípravy, uzavření a uložení smluv a schválit jej vedoucím podniku.
