V poslední době se v podnikání objevuje tendence přecházet od funkčního k procesnímu řízení, v souvislosti s čím se významně zvyšuje role správného popisu a formalizace obchodních procesů. Teprve po dokončení těchto akcí můžeme hovořit o optimalizaci obchodních procesů jako prostředku ke zvýšení efektivity podniku.
Je to nutné
Nástroj CASE, který umožňuje formalizovat obchodní proces v grafické notaci
Instrukce
Krok 1
Prvním z nich je stručně a přesně formulovat název popsaného procesu, který by měl být srozumitelný a odrážet obecnou podstatu sledu akcí, které tvoří obchodní proces. Například namísto „Odeslání žádosti o výrobu produktu do výroby a řízení jeho provedení“stačí pojmenovat proces „Řízení výroby produktu“. Druhým je správné rozdělení celého popsaného procesu na menších („atomových“) úkolů nebo funkcí podprocesu a rozhodnout o pořadí jejich implementace. S takovým rozdělením bude popsaný proces procesem nejvyšší úrovně. Podrobnost procesu na vysoké úrovni se může lišit, ale měla by být dostatečná pro pochopení publika, které použije váš popis.
Krok 2
Existuje několik způsobů, jak popsat obchodní proces. Nejpopulárnější z nich je grafická pomocí diagramů vytvořených v různých notacích (notace je sada symbolů k označení něčeho).
Nejběžnější typy notací pro popis obchodních procesů jsou IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) atd.
Jako příklad se zaměřme na diagram vytvořený v notaci BPMN (Business Process Modeling Notation) pomocí nástroje CASE PowerDesigner (obr. 1). Hlavní prvky v diagramu jsou:
1. „Proces“(funkce) - obdélník zaoblený v rozích;
2. „Přechod“- šipka spojující procesy;
3. „Řešení“- diamant obsahující otázku, na kterou lze odpovědět pouze „Ano“nebo „Ne“;
4. Podmínky - textové výrazy, za kterých se provádí přechod z jedné funkce na druhou. Podmínky jsou vždy uvedeny v hranatých závorkách. Někdy je užitečné rozdělit diagram na „Stopy“- svislé nebo vodorovné části, které představují oddělení v podniku nebo osoby odpovědné za konkrétní funkci. V takovém případě musí být ikona této funkce v její části. Kromě uvedených prvků může diagram obsahovat také seznam dat, která jsou vstupem nebo výstupem do procesu, a také odkazy na pravidla nebo předpisy, podle nichž se tato nebo tato funkce provádí. Příklad popisu obchodního procesu „Řízení výroby produktu“je uveden na obr.1. Je snadné vidět, že tento diagram je velmi podobný vývojovému diagramu algoritmu pro řešení problému.
Krok 3
Grafický popis procesu lze také doplnit textovým popisem jeho funkcí podprocesu ve formě tabulky obsahující následující sloupce: název procesu, oddělení (vlastník procesu), popis procesu, výsledek provedení procesu. Příklad takového popisu je uveden na obr. Pokud se očekává další optimalizace popsaného obchodního procesu, lze do tabulky přidat další sloupec popisující potíže nebo nedostatky aktuálně prováděných funkcí dílčích procesů.
