Soukromá kancelář nebo vládní organizace, která čelí potřebě přestěhovat se, je nucena řešit problémy s pohybem obrovského množství nábytku, vybavení a technologií nahromaděných během operace. Je bezpodmínečně nutné, aby všechny položky byly přesunuty úhledně bez poškození. Proto je nutné přemístění kanceláře řádně zorganizovat.
Přemístění kanceláře bude nějakou dobu trvat, takže to udělejte s dostatečným předstihem, na celou přípravu vyčleňte zhruba měsíc. Na které body byste měli věnovat zvláštní pozornost?
✔ Pokud je společnost poměrně velká a má velký počet zaměstnanců, je vhodné předem připravit plán řízení takové odpovědné události. Je nutné určit prioritní úkoly, určit rozpočet, jmenovat odpovědné zaměstnance pro všechny body a co je nejdůležitější, jmenovat koordinátora pro celý proces přesunu. Je to on, kdo převezme kontrolu nad hlavními a vedlejšími úkoly. Nezapomeňte upozornit klienty, že plánujete přestěhovat se do nové kanceláře.
✔ Dalším krokem je podepsání smlouvy s stěhovací společností podle vašeho výběru. Kromě operací nakládky a vykládky a přepravy majetku do místa určení mohou být ke smlouvě přidána další ustanovení. Například demontáž a montáž nábytku, jeho umístění v nové místnosti, připojení inženýrských sítí a stacionárního vybavení, úklid prostor po přestěhování.
✔ Vytvořte úplný seznam vlastností zapojených do přesunu. Určitě to bude nutné při získávání profesionálů z přepravní společnosti a pomůže vám to zaměnit se při samostatném stěhování kanceláře. Zbavte se veškerého nepotřebného majetku - prodejte jej, uložte nebo zahoďte. Není třeba ztrácet peníze a čas přepravou nepotřebných věcí.
✔ Připravte si dokumentaci odrážející plán vašich budoucích prostor, umístění pracovišť zaměstnanců na nové místo, kde bude v nové kanceláři instalován nábytek a počítače. To vám ušetří spoustu času.
✔ Veškerý potřebný obalový materiál a kartony si můžete zakoupit od samotné přepravní společnosti. Zabalte všechny osobní věci do krabic. Nezapomeňte označit samolepkami. Doporučuje se, aby zaměstnanci vydali memorandum o tom, jak to udělat správně.
✔ Odpojte počítače a jiná zařízení od napájení. To provádí pouze odborník - správce systému.
✔ Vytvořte seznamy všech lidí zapojených do přesunu. Připravte si lístky předem pro všechny, pokud je to potřeba. Seznam všech vozidel zapojených do přemístění kanceláře. Zajistěte nerušený průchod na místo nakládky / vykládky.
Stěhování společnosti je docela vážná událost. Jak však vidíte, při správném přístupu a organizaci lze minimalizovat všechny náklady. K tomu stačí správně naplánovat proces a minimalizují se nepříjemnosti spojené s přesunem jak pro zaměstnance, tak pro klienty společnosti.
