Účast na výstavách a veletrzích je důležitým mechanismem propagace produktu nebo služby jakékoli organizace na trhu. Proto by příprava na účast měla probíhat způsobem zvláštního významu. V této aktivitě nejsou žádné maličkosti, protože jakýkoli detail vystavený širokým kruhům veřejnosti může mít pozitivní i negativní výsledky.
Organizace prezentace společnosti na výstavách zpravidla spadá na bedra oddělení public relations, tiskových středisek a dalších strukturálních divizí zapojených do výstavních a veletržních aktivit. Pokud takové pracovní rezervy neexistují, je do organizace zapojena celá společnost, od vedení až po zaměstnance kanceláře.
Prezentace společnosti do značné míry závisí na povaze výstavy. Průmyslové události zpravidla shromažďují údaje o určité oblasti podnikání: obchodu, stavebnictví, vědecké činnosti atd. Společnost by tedy měla být připravena vidět úspěchy svých partnerů a konkurentů na sousedních stáncích. Četnost výstavy také ovlivňuje, jak by měl být stojan navržen. Pro každoroční akce je nepřijatelné používat zastaralé prezentační materiály vytvořené na základě irelevantních informací.
Proces přípravy výstavy začíná několik měsíců před jejím zahájením. Prvním krokem k vytvoření prezentačního materiálu je vytvoření konceptu. Tento schematický plán účasti zahrnuje seznam prezentačních materiálů: stojany, bannery, video a audio produkty, brožury a další podklady. Archiv účasti na výstavách, který sestavují útvary pro styk s veřejností, umožní připravit optimální množství materiálu. Zároveň je schválen odhad nákladů na výrobu prezentačních materiálů.
V této fázi je důležité identifikovat silné stránky společnosti, tj. jeho produktu nebo služby. Konkurenční výhody by měly být jasně sděleny potenciálním spotřebitelům prostřednictvím prezentačních materiálů - brožur, bannerů, videoklipů. Neměli bychom zapomenout na speciální instalace stojanů, které lze vyrobit na přání zákazníka - model nového zařízení nebo vizuální panorama vyráběných materiálů. Pokud společnost vyrábí nerozbitná jídla, pak by bylo vhodné na specializované výstavě předvést kvalitu produktu a dát komukoli příležitost pokusit se produkt poškodit.
Bylo by navíc eticky správné počítat s možností dlouhého rozhovoru mezi zúčastněným návštěvníkem výstavy a zástupcem společnosti. Na stánku by měl být instalován blok s poznámkami a pery, aby si každý mohl během získávání potřebných informací dělat poznámky. Je žádoucí, aby toto příslušenství bylo označeno logem společnosti.
Druhým krokem je vypracování návrhů možností pro bannery a instalace stojanů. To se zpravidla provádí pomocí podnikového barevného schématu, písma a loga. Velikosti všech stojanů jsou vyráběny nebo nakupovány s ohledem na velikost prezentační buňky.
Další fází je výběr personálu, který bude pracovat na stánku. Prezentaci často provádějí zaměstnanci společnosti. Důležitým plusem tohoto přístupu je, že odborníci mohou kompetentně vyprávět o činnostech organizace a v případě potřeby odpovědět na otázky, které mohou mít návštěvníci výstavy. Další zaměstnance, kteří se účastní prezentace, mohou být najati jako doplňky pro distribuci letáků, vyplňování dotazníků atd.
Efektivita účasti je určena jednoduchým výpočtem objemu navázaných partnerství. Čím vyšší je zájem návštěvníků výstavy o uspořádání prezentace, tím větší je účinek účasti společnosti na akci. Proto je lepší, aby přihláška k účasti na výstavě byla podána jako jedna z prvních, aby měl účastník první možnost zvolit si místo stánku. Kromě toho byste neměli odmítnout nabídky organizátorů výstavy, aby působili jako speciální partner akce. Tato výhoda zvýší počet střídání názvu organizace během výstavy a bude mít také pozitivní vliv na image společnosti.
