Nedílnou součástí pracovního postupu je příprava a odesílání případů do archivu. Jejich registrace začíná v organizaci od okamžiku uložení dokumentů a končí přenosem do archivu na konci kalendářního roku nebo úložných období. V některých případech se soubory uchovávají déle než jeden rok. Patří sem například dokumenty týkající se personálních záznamů.
Instrukce
Krok 1
Takže postup pro ukládání případů do archivu nezabere mnoho času, měli byste se řídit pravidly pro jejich registraci během aktuálního pracovního postupu. Při přenosu případů do archivu k trvalému nebo dočasnému uložení musíte sešít dokumenty, číselné listy, vypracovat závěrečný nápis, pokud to stanoví pracovní pokyny, a také sepsat vnitřní inventář.
Krok 2
Na titulní stránce předávaného souboru je současně uveden název organizace nebo podniku, rejstřík v souladu s nomenklaturou případů, datum otevření a uzavření případu a doba skladování. do archivu.
Krok 3
Dokumenty, které se mají archivovat, se ukládají do samostatné složky s pevnou vazbou. Pokud má dokument zvláštní hodnotu, zpravidla se nešije, ale vloží se do složky nebo obálky a připojí se k pouzdru. Na konec sešitého a očíslovaného případu se umístí atestační list a na začátek - vnitřní inventář. V tomto případě by tloušťka pouzdra neměla překročit 40 mm a počet listů by neměl překročit 250.
Krok 4
Pro případy, které jsou uloženy v archivu trvale i dočasně, nejméně však po dobu 10 let, je vypracován soupis pro přenos případů do archivu. Zároveň se vyhotovuje samostatná inventarizace dokumentů souvisejících s personálními záznamy. Do ní se zadávají názvy případů, přičemž každému z nich je přiděleno pořadové číslo a je rovněž uveden kód nomenklatury. Pokud soubory zůstávají v archivu organizace, jsou inventáře vytvářeny duplicitně. Pokud mají být soubory přeneseny do státních archivů, měly by existovat čtyři kopie.
Krok 5
Případy, které mohou být po ukončení uchovávány po dobu kratší než 10 let, mohou být archivovány podle uvážení vedení organizace. Potřeba předkládat případy bude záviset na vytížení archivu, frekvenci přístupu ke starým dokumentům atd.
