V průběhu provádění činností provádějí vedoucí organizací vypořádání prostřednictvím pokladny. Zároveň musí dodržovat peněžní disciplínu, kterou reguluje Centrální banka Ruské federace. Pojem „hotovostní transakce“zahrnuje příjem finančních prostředků, skladování a utrácení. Všechny tyto pohyby musí být formalizovány v souladu s ruskými právními předpisy.
Pravidla pro práci s pokladnou organizace
Pokladník musí zpravidla pracovat s pokladníkem. Právě s ním uzavírá vedoucí organizace dohodu o plné odpovědnosti. Pokud takový zaměstnanec ve zaměstnanců není, lze do jeho funkce jmenovat účetního i vedoucího organizace.
Právnická osoba se musí každý rok s bankou dohodnout na limitu zůstatku hotovosti na konci pracovního dne. To znamená, že hotovost by měla být v pokladně uchovávána pouze ve výši uvedené ve výpočtu. Tento formulář můžete získat od své finanční instituce, vyplnit a odeslat před novým kalendářním rokem. Pokud tak neučiníte, nemáte právo uchovávat finanční prostředky v pokladně organizace.
Příjem finančních prostředků do pokladny
Peníze mohou do pokladny přicházet z různých zdrojů, například z vypořádacího účtu organizace, od protistran, od zakladatelů, od odpovědných osob atd. V každém případě musíte dokladovat příjem peněz v dokumentech, k tomu použijte příkaz k přijetí hotovosti (formulář č. KO-1). Musíte vypracovat dokument v jedné kopii. Odtrhávací část podepsanou pokladníkem a hlavním účetním musíte dát osobě, která peníze vložila.
Pokladní doklad se ukládá do výkazu pokladníka a zaeviduje se v pokladní knize (formulář č. KO-3).
V účetnictví musíte provést následující záznamy:
- D50 K51 - finanční prostředky byly přijaty v pokladně z běžného účtu organizace;
- D50 K62 - finanční prostředky byly přijaty od protistran k pokladníkovi;
- D50 K71 - finanční prostředky byly přijaty od odpovědné osoby do pokladny;
- D50 K75 - finanční prostředky byly přijaty v pokladně od zakladatele
- D50 K90.1 - prostředky byly přijaty u pokladny v důsledku prodeje.
Vydávání finančních prostředků z pokladny
Všechny pohyby hotovosti musí být rovněž zdokumentovány a promítnuty do účetních záznamů. K tomu použijte výdajovou hotovostní objednávku (formulář č. KO-2). Prostředky lze použít k výplatě mezd, k vydání částek k podání, k uložení prostředků na běžný účet atd. Vyplněný výdajový doklad musí být zaevidován v pokladní knize a uložen do pokladní zprávy.
V hotovostním účetnictví proveďte následující zadání:
- D70 K50 - mzdy byly vyplaceny zaměstnancům organizace;
- D71 K50 - byly vydány prostředky k podání;
- D60 K50 - byly vydány finanční prostředky dodavateli na zboží.
Pokud má organizace několik pokladen, například v případě několika divizí, musí mít společnost hlavního pokladníka. Je to on, kdo vyplňuje knihu účetnictví o hotovosti přijaté a vydané pokladníkem (formulář č. KO-5). Všechny transakce prováděné za účasti pokladny musí být zohledněny v pokladní knize (formulář č. KO-4). Na konci vykazovaného období je kniha sešita, očíslována a zapečetěna pečeti organizace a podpisem vedoucího a hlavního účetního.
Odpovědná osoba
Odpovědnou osobou je osoba, které byly prostředky vydány z pokladny. Tato osoba může být pouze zaměstnancem společnosti. Musí zaúčtovat přijatou částku.
Pro vydání odpovědných finančních prostředků existují následující požadavky:
- odpovědná osoba musí hlásit obdrženou částku do tří dnů po skončení období uvedeného v nákladovém listu nebo v pokynu vedoucího k vydání finančních prostředků;
- musí předložit doklady potvrzující výdaje v hotovosti (šeky, stvrzenky, faktury atd.). Pokud prostředky nejsou vyčerpány všechny, odpovědná osoba je musí vrátit;
- je zakázáno převádět odpovědné prostředky na jednoho zaměstnance od druhého.
Při vracení podpůrných dokumentů musí odpovědná osoba vědět, že účtenky, šeky, faktury musí být správně vyplněny, náklady musí být ekonomicky zdůvodněny.
