Kancelářská práce - práce s dokumenty a podpora dokumentace pro správu v této konkrétní organizaci, regulovaná normou GOST R 51141-98 „Kancelářská práce a archivnictví. Termíny a definice . Organizace kancelářské práce je organizace registrace, ukládání a používání příchozích, odchozích a interních dokumentů v běžných činnostech podniku.
Instrukce
Krok 1
Při organizování kancelářské práce se rozhodněte, zda váš podnik, organizace, geograficky vzdálené divize nebo pobočky, zohlední tuto skutečnost a poskytnou mechanismus interakce s těmito divizemi. Systém kancelářské práce v nich by měl být totožný s ústředím, aby se předešlo problémům při registraci a papírování.
Krok 2
Přemýšlejte o tom, které ze stávajících forem kancelářské práce budete používat: centralizované, smíšené nebo decentralizované. Jejich volba je dána strukturou podniku (ať už má geograficky vzdálené členění) a technickým vybavením služby správy kanceláře. Pokud je tato služba malého počtu a není technicky poskytována, je část jejích funkcí převedena do dalších útvarů. V tomto případě probíhá smíšená kancelářská práce. V případě, že je tato služba vybavena veškerým potřebným personálem, hardwarem a softwarem, bude tato forma vedení záznamů centralizována.
Krok 3
V každé strukturální jednotce vyberte speciální personální jednotku, která bude provádět kancelářské práce. Pokud to není možné, jmenujte dalšího zaměstnance, který spojí výkon svých hlavních pracovních povinností s funkcí úředníka.
Krok 4
Určete počet a nomenklaturu případů, která bude zahrnovat všechny příchozí, odchozí a interní dokumenty. Pokud se jedná o dokumenty z vyšší (mateřské) organizace, pak jsou předloženy vedoucímu k posouzení; dokumenty podřízených organizací by měly být předloženy k posouzení zástupci vedoucího odpovědnému za práci s nimi. Odvolání občanů jsou tedy směrována na zástupce, který je pověřen odpovědností za práci s obyvatelstvem.
Krok 5
Po identifikaci kruhu korespondentů vytvořte klasifikátor, pomocí kterého můžete okamžitě určit, do které skupiny korespondentů tento dokument patří. Například pro vládní agentury přiřaďte kód 01, dopisům od nadřazené organizace - kód 02, dodavatelům - kód 03, zákazníkům - kód 04 atd. To pomůže zefektivnit tok dokumentů v organizaci.
Krok 6
Určete, v jaké formě bude probíhat oběh dokumentů - v časopise nebo na kartě. Obě formy jsou implementovány ve speciálních programech pro elektronickou správu dokumentů. Pokud si takový program ještě nemůžete koupit, použijte elektronické deníky registrace dokumentů, které lze vypracovat v aplikaci Excel.
