V souladu s platnou legislativou je téměř každý podnik povinen mít pečeť. To však záleží na formě vlastnictví. Partnerství a společnosti s další odpovědností jsou z tohoto požadavku osvobozeny. Na personálních, právních a právních dokumentech, kde je přítomen podpis úředníka, je nutná přítomnost otisku pečeti.
U dohod, smluv je povinná přítomnost otisku pečeti. Podepisují je ředitel organizace nebo jiná oprávněná osoba. Bez certifikace s pečetí může být zneplatněna. Při uzavírání pracovní smlouvy musí zaměstnanci věnovat zvláštní pozornost přítomnosti jejího otisku.
Přítomnost pečeti na příkazech k přijetí, propuštění a převodu je volitelná. V praxi se však vyvinula jiná situace, kdy je jeho otisk umístěn tam, kde je podpis vedoucího podniku. Když zaměstnanec požádá o kopii pracovního sešitu, příkaz k přijetí / propuštění, je třeba na něj napsat slovo „True“nebo „Copy is correct“, uvést titul zaměstnance, jeho příjmení, iniciály. Personální pracovník musí dát osobní podpis a otisk razítka společnosti nebo personálního oddělení, které by měly být umístěny tak, aby podpis neuzavíraly, protože v budoucnu mohou nastat problémy s jeho porovnáním. Obecně se uznává, že pečeť by měla být umístěna na části názvu pozice.
Záznamy na titulní straně sešitu i v něm musí být ověřeny pečetí podniku nebo personálního oddělení. Když zaměstnankyně opustí organizaci, je přeložena na jinou pozici nebo k jinému zaměstnavateli, musí být přítomen její otisk. Pečeť by měla být umístěna tak, aby byl podpis a přepis úředníka čitelný.
Při změně osobních údajů specialisty musí být do jeho pracovního sešitu proveden záznam potvrzující tuto skutečnost. Takový záznam musí být ověřen razítkem pečeti. Název společnosti na ní musí odpovídat jménu společnosti v listině nebo jiném zakládajícím dokumentu. Pokud došlo k přejmenování, musí být zaznamenáno a ověřeno novou pečetí organizace.
Při uzavírání smluv, které mají právní a právní sílu, je přítomnost otisku pečeti povinná. Jedinou výjimkou jsou případy, které vyžadují notářskou kontrolu.
