Bankovní dokumenty jsou ukládány podle typu do samostatných složek a nejčastěji v chronologickém pořadí. Výběr provádí pracovník odpovědný za vytvoření dokumentace. Speciální komise se zabývá ničením dokumentů, jejichž platnost vypršela.
Ukládání bankovních dokumentů provádějí jak samotné banky, tak organizace, které účty vedou. Pořadí skladování v jedné instituci se může mírně lišit od pořadí skladování v jiné instituci.
Jak jsou bankovní dokumenty ukládány v organizacích
Doklady z banky, které jsou v organizaci, potvrzují provádění peněžních transakcí a odrážejí se v účetních záznamech. Místem jejich uložení je účetní oddělení, jehož zaměstnanci mohou v kontextu účtů a bank dělit všechny papíry podle typu do samostatných složek. Pokud má podnik několik aktuálních účtů, pak je pro každý vytvořena samostatná složka, pokud je to měnový účet, pak je měna účtu uvedena na obálce a na hřbetu. Chronologické pořadí se používá k zaznamenávání výpisů pro každý účet. Každý výpis má pořadač skládající se z platebních dokumentů a odůvodnění platby za každý den transakce.
Pro zaplacené faktury je vytvořena samostatná složka. Dokumenty pro kontrolu měny jsou uloženy v samostatných složkách, kde najdete všechny informace o práci s měnovými účty. Mluvíme o pasech transakcí, certifikátech o potvrzení práce nebo provedených služeb, certifikátech o devizových transakcích a dalších. Pokud je objem dokumentace malý, bude k dispozici dostatek registrů označujících číslo dokumentu, částku a datum.
Jak jsou dokumenty ukládány v komerčních bankách
Tyto instituce ukládají dokumenty potvrzující finanční a ekonomické aktivity banky a vypořádací a platební dokumenty klientů. Odpovědnost za ně nese manažer a hlavní účetní. Ukládání probíhá v papírové i elektronické podobě. Papírové jsou uchovávány ve zvláštním skladovacím zařízení, pro přístup k nimž potřebujete zvláštní povolení. Povolení musí být podepsáno hlavním účetním nebo jeho zástupcem.
Ukládání pamětní dokumentace se provádí denně, k tomu je zřízena samostatná složka, ve které jsou dokumenty uloženy také v chronologickém pořadí. Výběr provádí zaměstnanec, který odpovídá za správné sestavení finanční dokumentace. Ostatní složky se skládají z peněžních finančních dokladů a papírů odrážejících informace o vkladech zákazníků. Dokumenty obsahující informace o operacích s drahými kovy se ukládají do samostatných složek.
Potřeba umístit určité typy dokumentů do různých složek je způsobena skutečností, že každý papír má svou vlastní trvanlivost. To platí také pro uchovávání dokumentů v elektronické podobě. Pro zničení dokumentů, jejichž doba skladování uplynula, je sestavena zvláštní komise, jejíž členové prozkoumají každý papír a poté vyplní zvláštní zákon, který potvrzuje, že dokumenty s vypršenou dobou skladování byly zničeny.
